Une salle de données virtuelle (datarooms), également appelée salle d’affaires, est un environnement sécurisé pour le stockage sécurisé et la distribution rapide de documents. En règle générale, une salle de données virtuelle est utilisée dans le processus de vérification préalable à la fusion ou à l’acquisition pour examiner, distribuer et publier des documents d’entreprise. C’est un moyen sécurisé de stocker des documents auxquels de nombreuses personnes ont besoin d’accéder en même temps. Les salles de données virtuelles sont souvent utilisées par les entreprises pour former une équipe collaborative pour la conception ou d’autres activités où les employés ont besoin d’accéder à des données partagées. Une salle de données virtuelle est considérée comme une option plus sécurisée que les documents physiques car il n’y a aucun risque de perte ou de destruction accidentelle pendant le transport. En règle générale, les opérations telles que la copie, l’impression et le transfert sont désactivées dans une salle de données virtuelle.
Détails du fonctionnement des salles de données virtuelles
Les salles dataroom virtuelle remplacent de plus en plus les salles de données physiques traditionnellement utilisées pour la publication et le partage de documents. Avec la mondialisation des affaires et le contrôle croissant de la réduction des coûts financiers, les salles de données virtuelles sont devenues une alternative attrayante aux salles de données physiques. Les données virtuelles sont largement et facilement disponibles, absolument sûres à partager et à stocker. Alors que les problèmes de sécurité et diverses vulnérabilités de piratage augmentent activement, les propriétaires d’entreprise de diverses entreprises choisissent les services de salles de données virtuelles, car il s’agit d’une solution fiable qui contient des bases de données plus complexes et plus fiables, offrant à leurs clients un niveau de sécurité fiable. Les offres publiques initiales (IPO), les audits et les partenariats, ainsi que toutes les autres entreprises qui ont besoin de collaborer activement et de partager des informations, utilisent les services de salles de données virtuelles.
Utilisations courantes des salles de données virtuelles
L’utilisation la plus courante des salles de données virtuelles concerne les fusions et acquisitions. Les services de salles de données virtuelles fournissent de manière fiable un lieu pour la diligence raisonnable nécessaire après la clôture de la transaction. Ces transactions commerciales impliquent un grand nombre de documents, dont la plupart contiennent des informations confidentielles. L’utilisation des services de salles de données virtuelles est un moyen totalement sûr et fiable pour toutes les parties intéressées de visualiser et d’échanger des documents pendant la phase active des négociations commerciales.
Les entreprises coopèrent souvent à la production de produits et à la fourniture de services au stade de la communication. L’établissement et le maintien de relations commerciales nécessitent la conclusion d’un contrat, il doit y avoir un échange assez actif d’informations commerciales. Les salles de données virtuelles garantissent pleinement le respect de ces accords et l’utilisation commode des documents nécessaires à la poursuite du partenariat commercial. Par exemple, les modifications apportées au projet structurel par un responsable de l’entreprise sont immédiatement disponibles pour toutes les autres parties impliquées dans la transaction commerciale.
L’audit des pratiques commerciales, de la conformité et de la comptabilité est une pratique courante dans toutes les organisations commerciales. Le processus est souvent complexe, car les employés doivent interagir avec des régulateurs externes. De plus, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui des bureaux dans des endroits éloignés et dans différents fuseaux horaires à travers le monde.
L’utilisation d’une salle de données virtuelle permet à toutes les parties intéressées d’avoir un point d’accès unique aux informations dont elles ont besoin. La mise en place d’un système centralisé réduit considérablement les erreurs et fait gagner du temps. Il assure également la transparence de la communication entre toutes les parties. Selon le type de gestion de la salle de données virtuelle, le niveau d’accès aux différents groupes d’utilisateurs change.
L’introduction en bourse est une tâche complexe qui nécessite un nombre incroyablement important de documents. Comme pour les audits, la transparence est importante. Les entreprises doivent créer, partager, stocker et gérer de gros volumes de documents. La plupart des utilisateurs ont un accès limité en raison de la nature du processus de négociation. La copie, la transmission ou l’impression peuvent être interdites.
Une alternative aux salles de données virtuelles
Bien que les salles dataroom sécurisée présentent de nombreux avantages, elles ne conviennent pas à tous les secteurs d’activité. Par exemple, certains gouvernements peuvent encore utiliser des salles de données physiques pour partager des informations hautement sensibles. Les dommages potentiels des cyberattaques et des fuites de données l’emportent sur les avantages offerts par les salles de données virtuelles.
Sécurité totale comme caractéristique clé de l’utilisation des fonctions de salle de données virtuelle
La principale différence entre le stockage en nuage conventionnel et les salles de données virtuelles est la sécurité stricte des salles de données, qui offrent un niveau de sécurité beaucoup plus élevé que le stockage en nuage, sur disque ou autre stockage de données conventionnel. Un système de sécurité de salle de données virtuelle comprend plusieurs composants qui varient selon le fournisseur. Les composants de sécurité les plus courants sont :
Cryptage fort Les informations sont stockées dans l’archive à l’aide de niveaux de cryptage complexes, ce qui les rend presque impossibles à pirater. Même si certaines données sont divulguées, les fraudeurs ne peuvent pas les lire et les utiliser.
Serveur distant. Les données sont stockées sur plusieurs serveurs à plusieurs endroits et sont toujours créées plusieurs fois.
Emplacement des données. La base de données est une archive isolée, accessible uniquement à une équipe sélectionnée avec des droits d’accès.
Sauvegarde continue et authentification multi-facteurs. Ces outils permettent d’identifier les utilisateurs de la data room virtuelle et de suivre leur activité. Il est donc difficile pour les attaquants d’accéder à la salle des données.
Filigrane numérique. Il protège les données confidentielles en tant que propriété intellectuelle de l’entreprise. Par conséquent, les fichiers volés ne peuvent pas être transférés à d’autres parties.
Journal de mouvement. Les salles data room électronique enregistrent chaque manipulation de données ou action de l’utilisateur dans un fichier journal spécial. Cela permet de retracer la source des erreurs et des actions nuisibles, de réduire considérablement l’impact du facteur humain.
Les salles de données virtuelles sont principalement conçues pour protéger les données contre les pirates, la perte et les dommages aux serveurs personnels. Cependant, ils ont également fait leurs preuves contre des menaces moins évidentes qui infligent encore de lourdes pertes. Les solutions de salles de données virtuelles contrôlent entièrement les fuites de données et empêchent les attaques de pirates malveillants. Il est très difficile de falsifier et d’accéder à des certificats. S’ils entrent dans la salle de données virtuelle, le logiciel, les administrateurs peuvent facilement les suivre et les arrêter. S’ils volent des données, ils ont un problème important, elles ne peuvent pas être déchiffrées et utilisées à des fins criminelles. Les données ne peuvent pas être définitivement supprimées. Pour ce faire, vous devez détruire l’ensemble du réseau de serveurs du fournisseur. La salle logiciel de dataroom stocke des informations sur de nombreux serveurs à travers le monde. Même si l’ordinateur de travail d’un employé est endommagé par un virus ou physiquement détruit par le feu ou l’eau en raison d’un cas de force majeure, les données restent en sécurité et accessibles depuis d’autres appareils. Chaque élément de données est copié plusieurs fois, de sorte que même la perte de plusieurs serveurs de stockage en nuage ne supprimera pas les données de la salle. Les salles de données virtuelles permettent aux administrateurs de créer de grandes hiérarchies de différents profils d’accès avec différents droits, tels que des droits individuels pour afficher, imprimer, enregistrer, partager ou modifier des documents.
